Sala konferencyjna pełni ważną funkcję w każdym biurze. Służy głównie do przeprowadzania narad i szkoleń, ale nie tylko. Często odbywają się w niej spotkania z klientami, rekrutacje przyszłych pracowników oraz zebrania integracyjne. Z tych właśnie powodów musi być prawidłowo wyposażona. Zaaranżowanie przestrzeni konferencyjnej nie należy do łatwych zadań, dlatego przed przystąpieniem do zakupu mebli biurowych trzeba stworzyć odpowiedni plan.
Od czego rozpocząć kompletowanie mebli biurowych?
Na wyposażeniu sali konferencyjnej powinny znaleźć się stoły, krzesła oraz dodatkowe akcesoria poprawiające wygodę pracowników. Kiedy wiadomo już jakie rodzaje mebli będą potrzebne, należy zastanowić się nad doborem odpowiedniej ilości sprzętów. W tej kwestii należy dokonać analizy potrzeb firmy: zastanowić się jak wiele osób będzie z nich korzystało oraz wziąć pod uwagę metraż sali konferencyjnej, by zakupione meble bez problemu się w niej zmieściły.
Funkcjonalność mebli biurowych
Meble biurowe wykorzystane do aranżacji sali konferencyjnej powinny przede wszystkim nadawać się do przestawiania, gdyż nie istnieje jeden uniwersalny układ stołów i krzeseł. Ich ułożenie zależy od charakteru odbywającego się w nich wydarzenia:
- ustawienie szkolne nadaje się do przeprowadzania szkoleń, gdy konieczny jest dobry kontakt instruktora z uczestnikami,
- układ teatralny sprawdza się w czasie konferencji, aby łatwo było oglądać prezentowane materiały,
- układ w kształcie litery „U” stosuje się podczas posiedzeń zarządu czy negocjacji biznesowych, gdyż umożliwia z twarzą w twarz z klientami.
Należy pamiętać, że dla bezpieczeństwa użytkowników sali konferencyjnej w żadnym z tych układów meble nie mogą blokować wejścia do toalety czy wyjścia ewakuacyjnego.
Idealny komplet mebli biurowych
Krzesła biurowe
Krzesła znajdujące się w sali konferencyjnej muszą być wygodne i ergonomiczne, czyli nadawać się do regulacji na wielu płaszczyznach, aby wielogodzinne siedzenie nie obciążało kręgosłupa. Przykładem praktycznego fotelu konferencyjnego jest krzesło Arka 21 V. To wytrzymałe krzesło, wykonane z materiałów gwarantujących ergonomię i wygodę użytkowania.
Stoły biurowe
Stoły do sali konferencyjnej powinny być tak duże by pracownicy i goście mogli bez problemu przeglądać na nich dokumenty w formacie A4 oraz korzystać z laptopów i tabletów. Dla jednej osoby należy przeznaczyć ok. 60-70 cm szerokości jeśli pracuje się po jednej stronie lub 90 cm gdy wykorzystuje się obie jego strony. W sprzedaży dostępne jest kilka modeli stołów: rozsuwane, podświetlane czy wyposażone w specjalną przestrzeń na dokumenty.
Akcesoria biurowe
Salę konferencyjną warto uzupełnić o inne meble biurowe. Należą do nich m.in. wieszaki, szafki na dokumenty czy organizatory na niezbędne drobiazgi, które przydają się podczas spotkań.
Trzeba również zaznaczyć, że sala konferencyjna to reprezentacyjne pomieszczenie w biurze dlatego meble użyte do jego aranżacji muszą być estetyczne i spójne pod względem koloru i stylistyki. Jeśli zostaną nieprawidłowo dobrane, wpłynie to negatywnie na wizerunek całej firmy.